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【覚書とは?】作成する時4つのポイントが重要!テンプレ付きで解説

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【契約内容変更】覚書とは?どう作成すればいいの?


【契約内容変更】覚書とは?どう作成すればいいの?


一度交わした契約書の内容を変更する場合の一般的な方法として、「覚書」という文書が用いられます。


これは一体どのようなもので、どのように作成されるものなのでしょうか。


覚書を作成する際に明記しておくべき内容や注意点など、詳しく解説してゆきます。





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覚書(おぼえがき)って何?


覚書(おぼえがき)って何?


会社同士、会社と個人、個人間。いずれにせよ何かしらの契約を正式に交わす時には契約書というものを用います。


賃貸住宅に入居する際の賃貸借契約書もそのひとつで、契約書を交わすことで契約内容が法的な効力を持ちます。


その契約書に付随する文書として、覚書というものがあります。


これは、契約書の内容に変更があった場合にその変更事項のみを抜粋し、変更があった旨とその詳細を書き記したものです。


覚書を作ることで、契約書をまるまる作り直すことなく契約の内容を変更することができるのです。


契約書ありきの補足的なものではありますが、覚書もまた契約書と同様に法的な効力を持つ正式な文書です。


例えば賃貸借契約であれば家賃の値上げがあった場合などに作成されますし、契約書そのものの内容ではなくとも会社の名称(商号)の変更があった際にその旨を残すために覚書が作成されることもあります。


この覚書、法的な効力を持つ書面であるため、作成の際には当然ながら押さえておかなくてはならないルールがあります。


そこに不備があると大切な契約内容の変更が無効とみなされてしまう恐れがあります。


ということで、覚書作成の際に押さえておくべきポイントをひとつひとつ見てゆきましょう。


もしご自身が作成する立場になった場合はもちろん、逆の立場でも、渡された覚書が有効なものかをチェックする時の参考にしてみてくださいね。






覚書を作成する4大ポイント!


覚書を作成する4大ポイント!


①署名と捺印は必須である

契約書が法的に有効な文書であるためには当事者それぞれの署名と捺印が必須ですよね。


それは契約書に付随する覚書も同じことです。


法人であれば会社の住所と社名、代表取締役の氏名を記載し捺印。


個人であればお住まいの住所と氏名を記載し捺印が必要になります。


これも契約書と同じく、「署名」であるからには当事者本人の自筆であることが前提となります。


パソコンで印刷された名前や、他の方の代筆ではいけないということです。


②契約(書)の名称および変更点を明記する

覚書の内容として書いておくべき情報は、「どの契約(書)に関する内容か」「具体的にどこが変更になったか」の2点です。


つまり「変更対象となる契約(書)の名称」および「変更点」が明記されている必要があります。


具体的な書式の例としては、下のような形になります。


A(以下、甲という)とB(以下、乙という)は、両当事者間で締結された平成28年5月24日付〇〇契約(以下、「原契約」という)に関し、以下のとおり合意する。


第1条(△△の変更)


原契約第3条に定める「△△」を「××」に変更するものとする。


③必要であれば効力が発生する日付も明記する

とくに日付の記載がなければ、覚書の効力は当事者どちらもが署名と捺印を行った時点で発生します。


ですが状況や内容によっては、それを避けたい場合や特定の日付から効力が発生するようにしたい場合もありえます。


そういったケースでは覚書のなかに効力を発生させたい日付を明記しておく必要があります。


先の項目で示した例で言えば、次のような内容を盛り込みます。


第2条(変更の効力発生日)


前条の△△の変更は令和3年6月1日より適用されるものとする。


④当事者双方が変更内容について合意していることを記載する

契約内容の変更にあたっては、大前提として当事者どちらもが変更について合意している必要があります。


覚書を作成する立場にあっては、先方に覚書を渡す前にあらかじめ合意を得ておかなければ、不信感やトラブルの元になってしまいます。


これは必須事項ではないものの、先方から「合意した覚えはない」などと言われてしまうような無用なトラブルは避けたいですから、契約内容の変更について双方が合意しているという旨を覚書にしっかり記載しておくのがおすすめです。


これがあることで覚書の内容の妥当性が保証され、より効力を確実なものにすることができます。


とはいえ、まずは先方に不信感を抱かせないように気を配ることがもっとも重要です。






覚書には収入印紙が必要な場合も


覚書には収入印紙が必要な場合も


覚書を作成する場合の注意点として、その覚書が課税文書にあたる場合は収入印紙を貼りつける必要があるというものがあります。


課税文書には印紙税というものが課されるので、収入印紙を購入し文書に貼りつけ消印を押すことでそれを納税するという流れになります。


覚書が下記3点すべてに該当する場合、課税文書として扱われます。


・印紙税法別表第1(課税物件表)に掲げられている20種類の文書により証されるべき事項(課税事項)が記載されていること。


・当事者の間において課税事項を証明する目的で作成された文書であること。


・印紙税法第5条(非課税文書)の規定により印紙税を課税しないこととされている非課税文書でないこと。


個々のケースにおいては、印紙税法と覚書の記載内容をよく照らし合わせて課税文書に該当するかどうかを判断しなくてはなりません。


もしご自身で判断が難しければ、税務署へ問い合わせて判断を仰ぐという手だてもあります。






まとめ~テンプレートを作っておくと便利~


まとめ~テンプレートを作っておくと便利~


いかがでしたでしょうか。


今回は覚書とは何かということと、その作成にあたってのポイントを見ていきました。


押さえておくべき事項はそれほど多く複雑なものではありませんが、どれも重要なものなのでしっかりとチェックしておくことが肝心です。


あらかじめテンプレートとして例えば以下のような文書ファイルを作成して保存しておけば、覚書が必要になった場合に個別のケースに合わせて内容を書き換えるだけで済むのでとても便利ですよ。


覚書


A(以下、甲という)とB(以下、乙という)は、両当事者間で締結された平成28年5月24日付〇〇契約(以下、「原契約」という)に関し、以下のとおり合意する。


第1条(△△の変更)

原契約第3条に定める「△△」を「××」に変更するものとする。


第2条(変更の効力発生日)

前条の△△の変更は令和3年6月1日より適用されるものとする。



以上本覚書締結の証として2通作成し、甲乙各自署捺印の上1通ずつ保有する。


令和◎年◎◎月◎◎日


甲  住所 〇〇県××市~

会社名:A

代表者氏名:△△ 印


乙  住所 〇〇県××市~

会社名:B

代表者氏名:△△ 印


以上


きちんとポイントを押さえたテンプレートがあれば不備がないかチェックする際の負担も最小限にでき、安心です。


ぜひ作成して活用していきましょう。





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