【大切な書類を分かり易く整理・保管方法】整理方法の例を交えて紹介

• 生活・暮らしのノウハウ

契約書などの重要書類、その他の書類、まずは仕分けよう

お仕事や日常生活、またお子様の学校や習い事などで配られた書類は、必要な内容と不必要な内容が混在していることが多く、整理しておかないと必要なときにすぐに取り出せなかったり、紛失してしまうおそれがあります。

書類をきれいに片付けておくことは、生活や仕事をスムーズに進めるために必要不可欠な作業だと言えます。

仕事や日常生活において書類を貰う機会は多いですが、机の上などに放置しておくと山積みになり、必要なときに取り出すことができない状態になってしまうことがあります。

今回は大切な書類をきれいに、なくさないように保管する方法についてご紹介します。

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  賃貸専門家：出口晏奈

  得意ジャンル：奈良や住まいの生活情報

奈良の様々な情報に精通した賃貸専門家。自身が体験した有益情報などをイラストレーターやPhotoshopを駆使し、監修した自社ホームページで50万セッション獲得に成功。持ち前の求心力でwebマネジメントの敏腕女性リーダーとしても活躍。趣味は奈良のお洒落なカフェ巡り。奈良県最大のブランド価値が高い「オウンドメディア」を目指す。

書類の整理方法は？

書類は基本的に、ケースやファイルに入れて書類を仕分けたり、書類を置く場所を確保したり、収納グッズを購入したりなどの準備をすれば楽に片付けやすくなります。

仕分け

始めに書類を種類ごとに仕分けます。

例えば請求書や納品書、領収書などをそれぞれ分けておくことで、書類の山の中に含まれる書類を把握できます。

まずは書類を必要な物、不要な物、保留する物に仕分けましょう。

ローンや賃貸物件の契約書は必ず必要な物ですが、古い情報が記載されたチラシや割引クーポンなどは不要な物だと即時に判断できます。

反対に今は必要ないけれども後で必要になるかもしれないと、直感で不要かどうかを判断できない場合は、保留する物として別の場所に保管しておきましょう。

ラベル付け

書類を仕分けたあとは各種類ごとにラベルや付箋を貼ります。

ラベルや付箋を貼ることで一目で書類の内容を把握でき、必要な書類を探す手間が省けます。

また、ラベルごとにファイルやボックスの色を分けるとさらに使いやすくなります。

書類のラベル付けですが、例として「家に関する書類」「保険に関する書類」「子供の学校関係の書類」「取扱説明書」といったようにカテゴリ化するとラベル付けがしやすいです

・家に関する書類

家や土地の購入に関連する書類や住宅ローンに関する書類、賃貸契約書などは、頻繁に必要な物ではありませんが重要な書類です。

これらの書類は関連性があるため、個別に分類せずにまとめてファイルに入れて、1つのボックスに収納しておきましょう。

ご自宅や土地購入時の書類は再発行できない場合があるため、不要だと思う物でも一緒に保管しておきましょう。

・保険に関する書類

関係の書類は保険証書や契約規定を1つのクリアファイルにまとめて保管することがおすすめです。

更新すると書類が変わりますが、新しい書類と古い書類を一緒に保管すると混乱してしまう可能性があります。

また、入院時に必要な保険金をすぐに請求できるように、家族ごとにクリアファイルを用意して、ファイルには見出しをつけておきましょう。

新しい保険証書が届いたら古い物は捨てて、こまめにファイルを整理することを忘れないようにしてください。

・子供の学校関係の書類

子供の学校関係の書類は学校に提出する必要がある物とそうでない物に仕分けます。

例えばクラスだよりやテストの結果、行事のお知らせ、PTA関係、月間予定表、年間予定表などは家に保管し、必要なときに確認する必要があります。

そのため用件ごとにファイルボックスを用意して、出し入れしやすいように整理しておくことをおすすめします。

ただし、予定表などは期間が過ぎたらすぐに捨てましょう。

その他の書類は、学年が上がった時や学期が変わった時など、区切りがついたときにまとめて捨てるとよいでしょう。

また、兄弟がいる場合は、子供ごとにファイルボックスを作ることをおすすめします。

ファイルボックスには子供の名前を書いておくと、誰のものかすぐにわかります。

このように整理しておくことで、子供たちが自分の書類を見つけやすくなり、お子様が大勢いらっしゃるご家庭でもスムーズな学校生活を送ることができます。

・取扱説明書

家電を購入すると付属する取扱説明書もまとめて保管します。

品目ごとに仕分けるのではなく、キッチン家電やパソコンなど、おおまかに仕分けて保管する程度で問題ありません。

現在では使用していない家電の取扱説明書や、保証期間が過ぎた保証書などは廃棄しましょう。

収納方法の決定

次はどこに書類を収納するのかを決めます。

保管場所をバラバラにしてしまうと、どこに何を収納したのか分からなくなってしまいますので、書類は数カ所にまとめるようにしてください。

そして食器棚の上や家具と家具の隙間など、いざというときに取り出しにくい場所は避けましょう。

書類をファイルに入れる、ボックスに入れる、棚に並べるなど、自分に合った収納方法を選ぶことがポイントです。

ファイルボックスは書類を立てて入れておくことができ、取り出しやすいためおすすめです。

中に仕切りが入っている物もあり、活用すれば自分がすぐ取り出しやすいように収納できます。

頻繁に使用する書類が入ったファイルやボックスは取り出しやすい位置に、年に数回しか使用しないファイルやボックスは高い位置に収納するようにしましょう。

処分

不要な書類は、適切な方法で処分しましょう。

例えば、重要な個人情報が書かれている書類はそのままで処分せず、シュレッダーにかけるなど読めない状態にしてから廃棄します。

最近は書類を紙ではなく、データ化してクラウドストレージにアップロードして保管する方も多いです。

クラウドストレージを活用することで、書類の保管スペースを確保でき、紙を整理したり仕分けたりする手間を省くことができます。

処分してもいいかわからない書類が出てきた場合は？

現在では利用していない月額サービスの契約書など、万が一必要なときが来るのではないかと、処分すべきかわからない書類をご自宅に溜めている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような書類が出てきてしまった場合は、以下のポイントを確認しながら判断してみましょう。

・期限が切れているかどうか

書類には有効期限が記載されていることがあります。

有効期限が切れている書類は基本的に捨てても問題はありません。

日用品や電化製品の保証書など、期限が切れているものは細かく裁断して処分してしまいましょう。

・重要な情報が含まれているか

特に重要でない書類でも、個人情報などの重要な情報が記載されている場合があります。

そのような書類は読めないようにシュレッダーなどで裁断するか、細かく破ってから捨てるなど処理をしてから廃棄しましょう。

・後から必要になる可能性が高いか

税金関係に必要になる書類や契約書、保険の証明書などは後から必要になる場合があるため、よく考えてから処分するようにしてください。

・データをコピーできるか

書類に記載されているデータをパソコンなどに複製できる場合は処分しても問題ありません。

最近では書類の写真を撮影すれば文章をデータ化してくれるアプリも配信されていますので、電子化しても問題ない内容であれば電子化がおすすめです。

以上のように、処分してもいいかどうか判別できない書類は、内容や期限、必要性などを確認し、慎重に判断することが重要です。

【大切な書類を分かり易く整理・保管方法】まとめ

自宅に溜まりがちな書類の整理方法は、必要な物と不必要な物、保留する物を仕分けてカテゴリごとにラベル付けをすることがポイントです。

仕分けしたあとの書類のうち、頻繁に使用する書類は取り出しやすい場所に置くようにしましょう。

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  賃貸専門家：出口晏奈

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奈良の様々な情報に精通した賃貸専門家。自身が体験した有益情報などをイラストレーターやPhotoshopを駆使し、監修した自社ホームページで50万セッション獲得に成功。持ち前の求心力でwebマネジメントの敏腕女性リーダーとしても活躍。趣味は奈良のお洒落なカフェ巡り。奈良県最大のブランド価値が高い「オウンドメディア」を目指す。