【賃貸住宅を借りる際に必要な収入証明書の種類】申請方法などご紹介

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賃貸住宅契約で入居審査で求められる「収入証明書」って？

賃貸物件の入居審査の際に「収入証明書」の提出が必要となる場合があります。

この収入証明書とは一体どのような書類なのでしょうか。

どこで発行してもらえるかやどのように申請手続きをするか、発行にどれほどの時間がかかるかなど、詳しく解説していきます。

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  賃貸専門家：古川 真史

  資　　　格：宅地建物取引士・賃貸不動産経営管理士

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望みの条件に合う賃貸物件が無事見つかり、いざ契約へ。

この契約の申し込みをした時点で行われるのが入居審査。

大家さんや管理会社などによって行われる審査に通らなくては、どれだけその物件に住みたいと思っても契約は成立しません。

入居審査ではおもに、入居を希望する人物に「きちんと月々の家賃を支払う能力があるのか」また「迷惑行為・トラブルを起こす心配はないか」が判断されます。

このうち家賃の支払い能力については、どれぐらいの収入が基準となるかは審査する側によって様々ではありますが、一般的な目安としては「月々の家賃の3倍以上の月収」もしくは「家賃の36倍以上の年収」がひとつの基準だと言われています。

そして、審査にあたって実際にどれほどの収入があるのかの証明として「収入証明書」の提出を求められることがあります。

賃貸物件の入居審査で必要になる「収入証明書」とは、かんたんに言えば「その人の収入が証明できる公的な書類の総称」です。

収入証明書という名前の書類が存在するのではなく、収入証明書として使える書類がいくつかあるということです。

収入証明書の例としては、以下のようなものが挙げられます。

①市区町村に発行してもらうもの

・所得証明書

・課税証明書

・所得・課税証明書

②勤め先に発行してもらうもの

・源泉徴収票

・給与支払証明書

③その他

・確定申告書の写し

まず市区町村が発行する①は会社勤めであるか否かに関わらず誰もが入手できるもので、前年の1月1日から12月31日まで1年間すべての所得が記載されています。

書類の正式な名称は市区町村によって違いがありますが、収入証明書として分かりやすく信頼度も高い書類であると言えるでしょう。

しかし不便な点もあり、証明可能なのは前年の所得であるため、もし何かしらの事情で前年に収入がなかった場合はそのように記載されますので「十分な収入があること」の証明として用いることができません。

さらに、多くの市区町村において6月初旬～中旬以降にならないと現年度の書類（＝昨年1年間の所得を証明する書類）は発行してもらえません。

それまでにお引っ越しの機会があり収入証明書が必要になった場合は、他の手段を取ることになります。

他の手段として、会社員や公務員の方は勤め先が発行する②の書類を用いることができます。

源泉徴収票は毎年12月ごろに受け取ることになりますし、給与支払証明書は「発行してほしい」と勤め先に依頼すれば手に入ります。

毎月発行される「給与明細」と給与支払い証明書とは別の書類なので混同しないようにご注意ください。

また、途中で転職をされた方や副業などで複数の会社から給与を支払われている方は、1年間のうちに給与をもらった全ての会社に書類を発行してもらわないと、年間に全部でどれだけの収入があったかの証明ができないのでそこも注意が必要です。

③は、会社勤めではなく自営業の方や副業をされている方――

つまりご自身で確定申告をされている方が用意できる書類です。

こちらも収入証明書として使うことができます。

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続いて、先に挙げた書類を手に入れる方法について見ていきましょう。

①市区町村に発行してもらうもの

こちらは、書類を発行したい年度の1月1日時点で住所のあった市区町村の役所で手続きをすることになります。

例えば令和4年度の所得証明書（令和3年1/1～12/31までの所得を記載した書類）が必要であれば、令和4年1月1日の時点で住所があった市区町村で発行してもらいます。

もし1月2日以降にお引っ越しをしたなら、前に住んでいたところの役所で手続きをしましょう。

手続きに必要なものは市区町村によって様々ですが、本人確認書類（運転免許証・パスポートなど）と印鑑および数百円程度の手数料で取得可能なところが多いようです。

遠方に引っ越したなどの理由で窓口での手続きが難しい場合は、郵送での申請や代理人を立てての申請もできます。

郵送での申請は、必要事項を記入した申請用の書類と手数料分の定額小為替、切手を貼った返信用封筒、本人確認書類のコピーなどを同封して役所へと送ります。

代理人による申請は、代理人となる方の本人確認書類が必要であるほか、同居家族以外の方を代理人とするのであれば委任状が必要になる場合があります。

また、マイナンバーカードを持つ方を対象としてコンビニでも取得できるようにしていたり、スマホやパソコンからのオンライン申請を導入していたりする市区町村も増えてきています。

各申請方法のくわしい情報・手続きに必要なものは手続きをする市区町村のウェブサイトで確認しておくようにしましょう。

②勤め先に発行してもらうもの

源泉徴収票は何かしら申請をしなくても毎年12月ごろにその年のものを受け取ることになります。

給与支払い証明書は、勤め先の総務部など、担当する部署に依頼しましょう。

発行してもらうために必要なものはとくに無いでしょうが、いつまでに用意すべきものであるかはきちんと伝えておくことをおすすめします。

③確定申告書の写し

こちらは特別な手続きなどは必要なく、ご自身で確定申告書をコピーすれば大丈夫です。

収入証明書が必要なタイミングで用意できない、などとならないように、各書類の入手にかかる期間も確認しておきましょう。

市区町村に発行してもらう所得証明書などは、窓口での申請ならばその場で受け取りが可能です。

郵送による申請の場合は届くまでの期間は役所によってまちまちで、4日前後で届くところもありますが、長いところだと10日ほどかかる場合もあるようです。

勤め先に発行してもらう書類のうち源泉徴収票は、先に述べたとおり毎年12月ごろ受け取っているはずです。

もし紛失した時には再発行してもらうことができますが、当然そのための時間がかかるので、再発行を申請する際にどのくらいかかるのか確認しておきましょう。

給与支払証明書は一から作成する書類のため、源泉徴収票の再発行よりもさらに時間がかかることが多いでしょう。

確定申告書の写しは自前のコピーなので、手元に書類さえあればコンビニなどでもすぐに作成が可能です。

このように、すぐに入手が可能な収入証明書もあれば、2週間くらいは余裕をみておいたほうが安全なものもあります。

どの収入証明書が必要かに応じて、余裕をもって申請をするようにしましょう。

収入証明書は賃貸物件の入居審査以外でも求められるケースがあります（クレジットカードを申請するとき、車のローンや住宅ローンを組むときなど）。

近いうちに他で必要になる機会がないかを確認して、必要な枚数を一緒に手に入れておくのもおすすめです。

いかがでしたでしょうか。

今回は賃貸物件の入居審査に必要な収入証明書について見ていきました。

ひとくちに収入証明書といっても色々な種類があります。

収入証明書と呼ばれるものであればどれでも必ず有効というわけではなく、大家さんや管理会社によって、審査に使える書類の種類が限定されている場合もあります。

前述のように準備に時間のかかる書類もありますから、どの書類が必要かを早めに確認しておきましょう。

また、収入の証明はあくまで入居審査のおもな判断材料のひとつです。

仮に収入が大家さんや管理会社の定める基準を満たしていると証明できても、他の要素に不安があれば審査に落とされる可能性もあることは留意しておきましょう。

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